Hvor mange datoer bør man foreslå i en datoafstemning?

Flere muligheder er ikke altid bedre

Du skal finde en dag, hvor en gruppe kan mødes.

Så hvorfor ikke bare foreslå så mange datoer som muligt?

Jo flere muligheder, desto større chance for at finde en dag, hvor alle kan.

Det lyder logisk.

Men i praksis kan for mange muligheder gøre det sværere at få folk til at svare.

Hvis du sender 20 eller 30 datoer, bliver det pludselig en opgave at udfylde datoafstemningen.

Derfor er den bedste løsning som regel et sted midt imellem.

Som tommelfingerregel er 3-6 realistiske datoer et rigtig godt sted at starte.

Det giver gruppen noget at vælge imellem uden at gøre afstemningen unødvendigt stor.

Opret en datoafstemning

Hvorfor ikke bare foreslå hele kalenderen?

Forestil dig, at du modtager denne besked:

Kan du lige markere alle dage, du kan de næste to måneder?

Det er ikke svært.

Men det kræver tid.

Du skal åbne kalenderen.

Gå dag for dag.

Tjekke aftaler.

Og tage stilling til måske 30 muligheder.

Det er den slags opgaver, mange tænker:

Jeg gør det lige senere.

Og så bliver det glemt.

Hvis beskeden i stedet er:

Kan du den 12., 14., 18. eller 21.?

så kan svaret ofte klares med det samme.

Det er hele pointen.

En god datoafstemning skal være nem at besvare.

3-6 datoer er ofte et godt udgangspunkt

Der findes ikke et perfekt antal, som passer til alle situationer.

Men til mange almindelige arrangementer vil 3-6 muligheder fungere rigtig godt.

Eksempel:

Middag med vennerne

• fredag den 9.
• lørdag den 10.
• fredag den 16.
• lørdag den 17.

Fire muligheder.

Det er nok til at give fleksibilitet.

Men ikke så mange, at man mister overblikket.

Hvornår er 2-3 datoer nok?

Hvis gruppen allerede har en ret klar ide om perioden, behøver I ikke mange muligheder.

Det kan eksempelvis være:

• et bestyrelsesmøde i næste uge
• en middag i en bestemt weekend
• et møde mellem nogle få personer
• en aktivitet, der kun kan ligge på bestemte dage

Hvis I allerede ved, at det skal være enten tirsdag, onsdag eller torsdag, er der ingen grund til at tilføje flere datoer bare for at gøre afstemningen større.

Hvornår giver 5-6 datoer mening?

Flere muligheder giver især mening, når:

• gruppen er større
• kalenderne er meget forskellige
• arrangementet ligger længere ude i fremtiden
• både hverdage og weekender kan fungere
• datoen er fleksibel

Det kan eksempelvis være:

• en julefrokost
• en polterabend
• et familiearrangement
• en arbejdsdag i foreningen
• en klassefest

Her kan fem eller seks muligheder give gruppen lidt mere luft.

Hvornår bliver der for mange datoer?

Det afhænger af situationen.

Men hvis deltageren skal scrolle gennem en lang liste og tjekke kalenderen igen og igen, er afstemningen sandsynligvis blevet for stor.

Det gælder især, hvis mange af datoerne kun er med som "måske".

Prøv i stedet at sortere.

Spørg dig selv:

Er denne dato faktisk realistisk?

Hvis svaret er nej, så lad være med at tage den med.

Kvalitet er vigtigere end antal

Fire gode datoer er bedre end 14 tilfældige.

Hvis du arrangerer noget, bør mulighederne helst allerede være sorteret.

Det betyder, at du har taget stilling til:

• om du selv kan
• om stedet kan
• om datoen ligger i en relevant periode
• om de vigtigste deltagere måske kan
• om tidspunktet praktisk giver mening

Deltagerne skal ikke gøre hele planlægningsarbejdet for dig.

De skal bare hjælpe med at vælge mellem nogle gode muligheder.

Undgå datoer, du selv ikke kan

Det lyder banalt.

Men hvis du opretter afstemningen, bør alle foreslåede datoer som udgangspunkt være datoer, du selv kan bruge.

Ellers kan gruppen ende med at vælge den eneste dato, der ikke fungerer for arrangøren.

Start derfor med din egen kalender.

Sortér.

Og send derefter de relevante muligheder ud.

Tænk på, hvad arrangementet kræver

Et bestyrelsesmøde og en polterabend er ikke det samme.

Til et kort møde

Her kan 2-4 konkrete muligheder være rigeligt.

Til en middag

3-5 datoer vil ofte være fint.

Til en større fest

Her kan 4-6 muligheder give bedre mening.

Til en weekendtur

Her er det hele weekender, der skal passe, ikke enkelte dage.

Kanvi har endnu ikke datointervaller, så foreslå i stedet én dato pr. weekend, for eksempel lørdagene:

• lørdag den 9. maj
• lørdag den 16. maj
• lørdag den 23. maj
• lørdag den 30. maj

Og skriv i beskeden til gruppen, at svaret gælder hele weekenden.

Hvad hvis ingen af datoerne passer?

Så har afstemningen stadig været nyttig.

Den har fortalt jer:

De her muligheder virker ikke.

I stedet for at lade afstemningen vokse til 25 datoer kan I tage en ny runde.

Eksempel:

Første runde:

• den 9.
• den 10.
• den 16.
• den 17.

Ingen fungerer godt.

Så laver I en ny:

• den 23.
• den 24.
• den 30.
• den 31.

Det er ofte mere overskueligt end én gigantisk afstemning.

Læs også, hvordan I finder en dato, der passer alle.

To korte runder kan være bedre end én lang

Det kan føles mere effektivt at lægge alle muligheder ind med det samme.

Men det er ikke altid tilfældet.

Hvis første runde med fire eller fem datoer giver en tydelig vinder, er I færdige.

Hvis ikke, tager I en ny.

Det betyder, at de fleste deltagere kun behøver forholde sig til en lille afstemning.

Skal man foreslå både dato og tidspunkt?

Kanvi arbejder med datoer, og der er endnu ikke særskilte tidsmuligheder i afstemningen.

Det er sjældent et problem.

Hvis tidspunktet allerede er fast, så skriv det i afstemningens titel:

Bestyrelsesmøde kl. 19

Så skal deltagerne kun tage stilling til datoerne.

Hvis både dag og tidspunkt er åbne, så find dagen først, og aftal klokkeslættet bagefter i beskeden til gruppen.

Det holder afstemningen enkel.

Tre datoer med tre tidspunkter hver ville pludselig være ni muligheder at tage stilling til.

Hvad med meget store grupper?

Når 20, 30 eller flere personer skal svare, kan man være fristet til at give ekstra mange datoer.

Men det gør ikke nødvendigvis processen bedre.

Tværtimod.

Jo flere mennesker der skal svare, desto vigtigere bliver det at gøre spørgsmålet nemt.

Til en stor gruppe kan 4-6 gennemarbejdede muligheder være bedre end 15.

Et eksempel: Julefrokost

Forestil dig 12 venner, der skal finde en julefrokostdato.

Mulighed A:

Hvilke dage kan I i november og december?

Meget åbent.

Mulighed B:

Hvilken af disse dage kan I?

21. november, 28. november, 5. december eller 12. december.

Det andet er langt lettere at besvare.

Og hvis ingen af de fire fungerer, kan I tage en ny runde.

Læs mere om at finde en dato til julefrokosten

Opret en datoafstemning

Et eksempel: Bestyrelsesmøde

Hvis en bestyrelse skal mødes inden for de næste to uger, er der måske kun tre realistiske muligheder.

Så brug dem.

Der er ingen fordel ved at tilføje datoer en måned ude i fremtiden, hvis mødet skal holdes nu.

Læs mere om at finde en dato til bestyrelsesmødet

Et eksempel: Polterabend

Her kan datoen ligge flere måneder ude i fremtiden.

Gruppen er måske også stor.

Derfor kan fem eller seks lørdage være relevante at teste.

Men det er stadig en god ide at udvælge dem på forhånd.

Læs mere om at finde en dato til polterabenden

Gør det nemt at svare hurtigt

Det er måske den vigtigste regel.

Når deltageren åbner afstemningen, bør reaktionen være:

Det tager lige 30 sekunder.

Ikke:

Den tager jeg senere.

Hvis afstemningen føles som en opgave, får du langsommere svar.

Hvis den er enkel, kommer svarene hurtigere.

Den korte tommelfingerregel

Hvis du er i tvivl:

Start med 3-6 datoer.

Vælg kun realistiske muligheder.

Gør det let at svare.

Og hvis ingen af dem virker:

Tag en ny runde.

Det behøver ikke være mere kompliceret.

Opret en datoafstemning

Ofte stillede spørgsmål om antal datoer

Hvor mange datoer bør man foreslå?

Til mange almindelige arrangementer vil 3-6 realistiske datoer være et godt udgangspunkt.

Kan man foreslå for mange datoer?

Ja. Hvis afstemningen bliver meget lang, kan den være mere besværlig at besvare. Det kan være bedre at starte med nogle få gode muligheder og tage en ny runde, hvis det bliver nødvendigt.

Er tre datoer nok?

Det kan sagtens være nok, især hvis perioden allerede er afgrænset, eller gruppen er lille.

Hvornår bør man foreslå flere datoer?

Hvis gruppen er stor, arrangementet ligger langt ude i fremtiden, eller deltagerne har meget forskellige kalendere, kan fem eller seks muligheder være relevante.

Hvad hvis ingen af datoerne passer?

Lav en ny afstemning med nogle andre muligheder i stedet for at gøre den første meget større.

Skal man foreslå både dato og tidspunkt?

Kanvi arbejder med datoer. Er tidspunktet fast, kan det stå i afstemningens titel eller i beskeden til gruppen.

Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.

Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.