Kom godt i gang
Sådan finder du en dato, der passer alle
Skal I finde en dato, hvor flest muligt kan? Her får du en enkel metode til at finde en fælles dato uden endeløse beskeder frem og tilbage.
At finde en dato burde være den nemme del.
Alligevel er det tit dér, det hele går i stå.
En gruppe venner vil spise sammen.
Familien skal finde en dag til en fødselsdag.
Bestyrelsen skal have næste møde i kalenderen.
Forældrene skal finde en dato til klassefesten.
Og spørgsmålet er det samme hver gang:
Hvornår kan vi?
Problemet opstår, når alle begynder at svare hver for sig.
En kan fredag.
En anden kan kun lørdag.
En tredje vender tilbage senere.
Og en fjerde har glemt, hvilke datoer der egentlig var i spil.
Heldigvis kan det gøres langt enklere.
Den nemmeste metode: Giv gruppen nogle konkrete valgmuligheder
Den største fejl er ofte at stille spørgsmålet for åbent.
Hvornår kan I?
Det lyder enkelt, men betyder i praksis, at hver deltager skal finde sine egne forslag.
Hvis otte mennesker kommer med hver deres dato, har I pludselig skabt et puslespil.
Det er meget lettere at spørge:
Kan I den 12., 14., 18. eller 21.?
Nu skal deltagerne ikke finde på noget.
De skal bare tage stilling.
Det gør en kæmpe forskel.
1. Start med at finde dine egne mulige datoer
Inden du spørger gruppen, bør du selv finde nogle realistiske muligheder.
Hvis du arrangerer noget, giver det ikke mening at spørge til datoer, du selv ikke kan.
Start derfor med din egen kalender.
Vælg de dage, som faktisk kan fungere.
Til et almindeligt arrangement er nogle få muligheder ofte nok.
Eksempel:
Familiefødselsdag
- lørdag den 8.
- søndag den 9.
- lørdag den 15.
- søndag den 16.
Så har gruppen noget konkret at tage stilling til.
2. Undgå for mange muligheder
Det kan være fristende at give deltagerne 15 eller 20 datoer.
Så må der da være mindst én, der passer alle.
Men det gør også afstemningen mere besværlig.
Forestil dig at få følgende besked:
Kan du lige tjekke din kalender på de her 23 datoer?
Det bliver hurtigt en opgave, man gemmer til senere.
Og senere bliver let til aldrig.
Færre og mere realistiske valgmuligheder gør det nemmere at svare.
Til mange arrangementer er 3-6 muligheder et godt sted at starte.
3. Saml svarene ét sted
Hvis svarene kommer via fem forskellige kanaler, bliver koordineringen hurtigt svær.
Eksempel:
En svarer på Messenger.
En anden sender SMS.
To svarer i en mailtråd.
En fortæller dig det næste gang, I mødes.
Og tre personer svarer i gruppen.
Nu skal du selv huske det hele.
Det er derfor en fordel at samle svarene det samme sted.
Det kan være i en simpel datoafstemning, hvor alle ser de samme muligheder og svarer på dem.
Så slipper arrangøren for at fungere som menneskelig kalender.
4. Sæt en frist for svar
Hvis datoen skal besluttes, er det en god ide at fortælle deltagerne, hvornår de senest skal svare.
Det behøver ikke være formelt.
En besked kan være:
Kan I svare senest torsdag aften? Så vælger vi datoen fredag.
Nu ved alle, at beslutningen bliver taget.
Ellers kan en datoafstemning ende med at stå åben i ugevis, fordi alle venter på den sidste person.
5. Vent ikke nødvendigvis på alle
Det kommer selvfølgelig an på arrangementet.
Hvis det er et møde mellem fire personer, hvor alle fire skal deltage, skal I naturligvis finde en dato, hvor alle kan.
Men til en sommerfest med 25 deltagere findes den perfekte dato måske slet ikke.
Så er et bedre spørgsmål:
Hvilken dato kan flest?
Hvis 22 kan den ene dag og 17 den anden, har I pludselig et ret godt grundlag for beslutningen.
Hvad hvis alle ikke kan den samme dag?
Det sker hele tiden.
Jo større gruppen er, desto mindre sandsynligt er det, at alle kalendere passer perfekt sammen.
Her er tre muligheder.
Vælg den dato, hvor flest kan
Til sociale arrangementer er det ofte den mest praktiske løsning.
Hvis 14 ud af 16 mennesker kan en bestemt dag, er det måske den bedste dato.
Prioriter de vigtigste deltagere
Til nogle arrangementer kan bestemte mennesker være nødvendige.
Et bestyrelsesmøde kan eksempelvis kræve bestemte medlemmer.
En fødselsdag kræver nok, at fødselaren selv kan.
Så skal du ikke nødvendigvis kun kigge på det højeste antal deltagere.
Lav en ny runde
Hvis ingen af mulighederne fungerer særlig godt, så prøv igen.
Det er stadig hurtigere end at fortsætte en uendelig beskedtråd.
Find en dato med vennerne
Venner er nok en af de klassiske situationer.
Vi skal snart ses.
Ja!
Hvornår?
Og så sker der ikke mere.
Ikke fordi folk ikke vil mødes.
Men fordi kalenderkoordineringen aldrig kommer videre.
Gør det konkret.
Foreslå nogle datoer.
Send linket.
Og beslut dagen.
Find en dato til familiearrangementet
Familiearrangementer involverer ofte mange forskellige kalendere.
Der kan være:
- arbejde
- børn
- sport
- andre familiebesøg
- ferie
- weekendplaner
Det bliver hurtigt svært at koordinere i en fælles Messenger-tråd.
En datoafstemning giver alle mulighed for at åbne deres kalender og svare på de samme muligheder.
Find en mødedato
På arbejdet eller i en forening kan problemet være lidt anderledes.
Her skal man måske både finde:
- en dato
- et tidspunkt
- en varighed
Hvis folk har adgang til fælles kalendere, kan det selvfølgelig løses direkte dér.
Men hvis deltagerne kommer fra forskellige organisationer, foreninger eller private sammenhænge, kan en simpel afstemning være lettere.
Find dato til bestyrelsesmøde
Bestyrelser mødes ofte med nogle ugers eller måneders mellemrum.
Det betyder også, at det samme problem kommer igen:
Hvornår kan vi næste gang?
I stedet for at starte en ny mailtråd hver gang kan formanden eller sekretæren foreslå nogle datoer og sende en afstemning.
Når alle har svaret, vælges datoen.
Det behøver ikke være mere kompliceret.
Find dato til julefrokost
Her kommer kalender-Tetris for alvor på arbejde.
November og december er ofte fyldt med:
- firmajulefrokoster
- familiearrangementer
- skolearrangementer
- andre julefrokoster
- afslutninger
- weekendplaner
Derfor giver det mening at starte tidligt.
Og vigtigst:
Giv gruppen nogle konkrete datoer.
Ikke:
Hvornår kan folk i december?
Men:
Hvilken af de her fire fredage eller lørdage passer?
Det er meget lettere at svare på.
Find dato til polterabend
En polterabend kan involvere mange mennesker, som ikke nødvendigvis kender hinanden.
Det gør en gruppechat endnu sværere at bruge til datoafstemning.
Folk kommer ind i samtalen på forskellige tidspunkter.
Nogle har allerede svaret.
Andre ved ikke, hvilke datoer der stadig er aktuelle.
Her er en samlet afstemning særlig nyttig.
Alle får det samme link og tager stilling til de samme muligheder.
Hvorfor fungerer en datoafstemning bedre end en beskedtråd?
Fordi informationen bliver struktureret.
En beskedtråd er kronologisk.
Det betyder, at svarene ligger i den rækkefølge, de blev sendt.
Men det, arrangøren egentlig vil vide, er:
Hvor mange kan den 14.?
En afstemning organiserer svarene efter dato i stedet for efter besked.
Det gør det langt lettere at få overblik.
En enkel opskrift
Næste gang en gruppe skal finde en fælles dato, så prøv denne metode:
- Beslut hvad der skal planlægges.
- Find 3-6 realistiske datoer.
- Send de samme valgmuligheder til alle.
- Saml svarene ét sted.
- Sæt en frist for svar.
- Vælg den dato, der fungerer bedst.
Det er egentlig det.
Ingen avanceret planlægning.
Ingen kalendergymnastik.
Bare en enkel vej fra:
Hvornår kan vi?
til:
Så er datoen på plads.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan finder man en dato, der passer alle?
Vælg nogle konkrete datoer og lad alle deltagere tage stilling til de samme muligheder. Når svarene er samlet, kan I se, om en dato passer alle, eller hvilken dato der passer flest.
Hvad gør man, hvis ingen dato passer alle?
Vælg den dato, hvor flest relevante deltagere kan, eller lav en ny runde med andre muligheder.
Hvor mange datoer bør man foreslå?
Til mange almindelige arrangementer vil 3-6 realistiske datoer være et godt udgangspunkt. Antallet afhænger dog af situationen.
Skal alle kunne på den valgte dato?
Ikke nødvendigvis. Til nogle arrangementer er det vigtigst, at alle kan deltage. Til andre kan det være mere praktisk at vælge den dato, der passer flest.
Hvordan samler man nemmest alles svar?
En datoafstemning giver alle de samme valgmuligheder og samler svarene ét sted, så arrangøren ikke skal holde styr på beskeder manuelt.
Hvor tidligt bør man finde en dato?
Jo flere mennesker der skal deltage, desto tidligere giver det mening at begynde. Til populære perioder som sommerferie og december kan det være en fordel at starte i god tid.
Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.
Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.