Sådan finder I en dato til klassearrangementet

Find en dato til klassearrangementet uden 47 beskeder

Det starter ofte med en god ide.

Skal vi ikke lave noget hyggeligt for klassen?

Alle synes, det lyder godt.

Så kommer næste spørgsmål:

Hvornår?

Og nu skal 20 eller 25 familier pludselig have deres kalendere til at passe sammen.

En familie kan fredag.

En anden kan kun søndag.

Nogle har fodbold.

Andre har fødselsdag.

En tredje familie er væk hele weekenden.

Og nogle har endnu ikke set beskeden.

Det kan hurtigt blive mere besværligt at finde datoen end at arrangere selve dagen.

En datoafstemning kan gøre den del meget lettere.

Find en dato til klassearrangementet

Mange familier betyder mange kalendere

Et klassearrangement involverer sjældent kun børnene.

Der kan også være:

• forældre
• søskende
• fritidsaktiviteter
• sport
• familiebesøg
• arbejde
• ferier
• fødselsdage
• andre skolearrangementer

Derfor kan det være svært at finde en dag, hvor alle kan.

Og det behøver måske heller ikke være målet.

Nogle gange handler det bare om at finde den dato, der passer flest.

Gør spørgsmålet konkret

Undgå:

Hvornår kan folk i november?

Det giver hurtigt mange forskellige forslag.

Prøv i stedet:

Hvilken af de her fire datoer passer jer?

Nu skal hver familie bare åbne kalenderen og tage stilling.

Det er langt lettere.

Sådan finder I datoen

1. Find nogle realistiske muligheder

Start med arrangørerne.

Hvis forældrerådet står for arrangementet, bør de først finde nogle datoer, der praktisk kan fungere.

Tjek eventuelt:

• skolens øvrige aktiviteter
• lokale
• nødvendige arrangører
• relevante helligdage eller ferier

Vælg derefter nogle konkrete muligheder.

2. Hold antallet af datoer nede

Hvis 24 familier skal tage stilling til 15 datoer, bliver opgaven hurtigt stor.

Nogle få realistiske muligheder er lettere.

Eksempel:

Klassefest

• fredag 6. november
• lørdag 7. november
• fredag 13. november
• lørdag 14. november

Det er nok til at finde ud af, hvilken weekend der fungerer bedst.

3. Send ét link

Del afstemningen gennem den kanal, I normalt bruger til kommunikationen omkring klassen.

Alle skal derefter tage stilling til de samme muligheder.

Aftal én besvarelse pr. familie, hvis I vil tælle familier frem for personer. Kanvi tæller besvarelser og kan ikke selv se, hvilke personer der hører til samme familie.

Så slipper arrangørerne for at samle svar manuelt fra forskellige beskeder.

Opret datoafstemning til klassen

4. Sæt en svarfrist

Når mange familier er involveret, er en deadline en rigtig god ide.

Eksempel:

Svar gerne senest søndag aften, så fastlægger vi datoen mandag.

Skriv fristen i beskeden til familierne. Kanvi lukker ikke automatisk afstemningen ved fristen. Arrangøren vælger den endelige dato eller lukker selv afstemningen bagefter.

5. Vælg den dato, der fungerer bedst

Når svarene er kommet ind, kan arrangørerne se:

• hvilken dato flest kan
• hvilke familier der kan hvornår
• om en dato skiller sig tydeligt ud
• om der skal findes nye muligheder

Det giver et bedre grundlag for beslutningen end en lang beskedtråd.

Klassefest

Klassefesten er en af de mest oplagte situationer.

Hvis festen ligger uden for skoletiden, skal mange familier få kalenderen til at passe.

Her kan en datoafstemning hurtigt vise, hvilken fredag eller lørdag der fungerer bedst.

Når datoen er fundet, kan I gå videre med:

• sted
• mad
• aktiviteter
• hjælpere
• transport
• praktiske opgaver

Først dato.

Så resten.

Fælles udflugt

Det kan være:

• tur i skoven
• bowling
• sommerfest
• grill
• legepark
• fællesspisning
• en aktivitet for børn og forældre

Hvis flere familier skal deltage, er udfordringen den samme.

Find først nogle muligheder.

Lad familierne svare.

Vælg dagen.

Den samme metode kan bruges, når vennerne skal finde en dag at ses.

Forældreråd og arbejdsgrupper

Det er ikke kun arrangementer for børnene.

Forældreråd skal også selv finde mødetider.

Det kan være:

Kan vi mødes tirsdag eller torsdag?

Her fungerer samme metode.

Foreslå nogle datoer og lad alle svare samlet. Klokkeslættet aftaler I i beskeden til gruppen.

Samme fremgangsmåde kan bruges til møder og aktiviteter i en forening.

Én klasse. Mange ting der skal i kalenderen.

Skal alle familier kunne?

Ikke altid.

Hvis et arrangement er frivilligt, kan det være umuligt at finde en dag, hvor alle kan.

Så kan målet være:

Den dato, hvor flest kan deltage.

Hvis der derimod er tale om et møde mellem nogle få bestemte forældre, kan det være vigtigt, at alle kan.

Det afhænger af situationen.

Datoafstemningen giver bare overblikket.

Hvad med børn fra skilte familier?

Her kan kalenderen være ekstra vigtig.

En familie kan have:

• deleordning
• skiftedage
• andre aftaler
• flere hjem der skal koordineres

Det er endnu en grund til ikke at forvente, at alle kan svare med det samme.

Giv familierne nogle konkrete muligheder og lidt tid til at tjekke kalenderen.

Læs også om at finde en fælles dato i familien.

Lad være med at samle svar manuelt

Det virker måske fint i starten.

Jeg skriver bare lige ned, hvem der kan.

Men med 20 familier og fire datoer har du potentielt 80 svar at holde styr på.

Så ændrer en familie sit svar.

En anden havde misforstået datoen.

En tredje svarer i en anden beskedtråd.

Det bliver hurtigt unødvendigt arbejde.

Mindre beskedjagt. Mere overblik.

Illustreret eksempel: 7. november passer 19 familier, 14. november passer 17, 6. november passer 14 og 13. november passer 11.

Hold afstemningen enkel

Forældrene skal ikke udfylde en større formular.

De skal bare kunne:

1. åbne linket
2. se datoerne
3. skrive et navn og svare Kan, Måske eller Kan ikke
4. se, at svaret er gemt, og komme videre

Jo nemmere det er, desto større chance er der for, at folk faktisk får svaret.

Hvor mange datoer skal I foreslå?

Til et almindeligt klassearrangement vil 3-6 muligheder ofte være rigeligt.

Hvis ingen fungerer godt, kan I tage en ny runde.

Der er sjældent nogen fordel ved at sende hele kalenderen ud på én gang.

En besked I kan sende

Eksempel:

Hej alle 👋
Vi skal finde en dato til klassefesten. Vi har lavet nogle forslag her. Marker gerne alle de datoer, der passer jeres familie, senest søndag aften. Så vælger vi den dag, der passer bedst.

Link.

Det behøver ikke være mere kompliceret.

Fra god ide til rigtig dato

Det vigtigste ved et klassearrangement er ikke kalenderen.

Det er, at børnene og familierne får mulighed for at være sammen.

Så gør kalenderdelen så enkel som muligt.

Foreslå nogle datoer.

Saml svarene.

Vælg dagen.

Og kom videre til det sjove.

Find en dato til klassearrangementet

Ofte stillede spørgsmål om klassearrangementer

Hvordan finder man en dato til en klassefest?

Vælg nogle konkrete datoer og lad familierne tage stilling til de samme muligheder. Derefter kan arrangørerne se, hvilken dato der passer flest.

Skal alle familier kunne deltage?

Ikke nødvendigvis. Til et frivilligt klassearrangement kan det være mest praktisk at vælge den dato, hvor flest kan.

Hvor mange datoer bør man foreslå?

Tre til seks realistiske muligheder vil ofte være et godt udgangspunkt.

Kan man bruge datoafstemning til forældreråd?

Ja. Samme metode kan bruges til møder i forældreråd, arbejdsgrupper og andre mindre grupper.

Kan man bruge Kanvi til en klassefest?

Ja. I kan foreslå mulige datoer og lade familierne svare på, hvilke der passer.

Hvad hvis mange ikke svarer?

Skriv en tydelig svarfrist i beskeden til familierne og send selv en kort påmindelse i klassens sædvanlige kanal. Arrangøren lukker afstemningen eller vælger datoen, når svarene er samlet.

Hvad hvis ingen dato passer godt?

Så kan arrangørerne foreslå nye muligheder og tage en ny runde.

Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.

Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.