Sådan finder I datoen til årets julefrokost

Find datoen til julefrokosten uden kalenderkaos

Det burde være hyggeligt at planlægge en julefrokost.

Men ofte starter det sådan her:

Hvilken fredag kan folk?

Så kommer svarene.

Jeg kan den 20.

Ikke mig.

Hvad med den 13.?

Der har jeg firmajulefrokost.

Jeg kan måske den 6.

Kan vi ikke tage en lørdag?

Og før nogen har nået at tale om mad, snaps eller pakkeleg, er gruppen allerede gået i stå.

Den første opgave er derfor ret enkel:

Find en dato.

Og helst uden 74 beskeder frem og tilbage.

Find en dato til julefrokosten

Start med datoen – ikke detaljerne

Når en gruppe skal planlægge julefrokost, er det fristende at begynde med alt muligt andet:

Hvor skal vi være?

Skal vi bestille mad?

Hvem tager snaps med?

Skal der være pakkeleg?

Skal vi videre i byen bagefter?

Men alt det er sekundært, hvis halvdelen ikke kan den valgte dag.

Start derfor med det mest grundlæggende spørgsmål:

Hvornår kan vi?

Når datoen er på plads, bliver resten meget lettere.

Vælg nogle få realistiske datoer

Den bedste julefrokostafstemning starter ikke med:

Hvornår kan I i november eller december?

Det er for åbent.

Alle skal nu selv finde datoer, og gruppen ender hurtigt med mange forskellige forslag.

Gør det i stedet konkret.

Eksempel:

Hvilken af de her fire datoer passer bedst?

Så skal deltagerne kun tjekke kalenderen og tage stilling.

Det er langt nemmere.

Hvornår skal man holde julefrokost?

Der findes ikke en rigtig dato.

For nogle grupper passer november bedst.

Andre foretrækker december.

Og nogle holder først julefrokost i januar, når kalenderne er blevet mere rolige.

Det vigtigste er derfor ikke at finde den “rigtige” julefrokostdato.

Det er at finde den dato, der fungerer bedst for jeres gruppe.

Fredag eller lørdag?

Det er ofte det første spørgsmål.

Fredag

Fordelen ved fredag er, at mange allerede er i arbejds- eller weekendstemning.

Ulempen er, at folk kan komme direkte fra arbejde og måske være trætte.

Lørdag

Lørdag giver typisk mere tid til arrangementet.

Til gengæld konkurrerer lørdage ofte med andre private arrangementer.

Der er ikke noget universelt rigtigt valg.

Derfor kan det give god mening at foreslå både fredage og lørdage i afstemningen.

Sådan finder I datoen på 5 trin

1. Find dine egne mulige datoer

Hvis du arrangerer julefrokosten, skal du først finde de datoer, du selv kan.

Der er ingen grund til at sende en afstemning med datoer, arrangøren ikke kan deltage i.

Vælg nogle realistiske muligheder.

2. Hold antallet nede

Fire eller fem muligheder er ofte rigeligt.

Hvis deltagerne får 18 datoer at forholde sig til, bliver afstemningen mere besværlig end nødvendig.

Målet er ikke at teste hele kalenderen.

Målet er at finde en dag.

3. Send én samlet afstemning

Undgå at samle svar fra:

• Messenger
• SMS
• WhatsApp
• mail
• mundtlige svar

Brug ét link.

Så svarer alle på de samme datoer, og ingen skal bagefter forsøge at huske, hvem der sagde hvad.

Opret julefrokostafstemning

4. Sæt en svarfrist

Skriv fristen i den besked, I deler med gruppen. Kanvi lukker ikke automatisk afstemningen ved fristen.

Det er en god ide at sætte en lille deadline.

Eksempel:

Svar gerne senest søndag aften, så booker vi datoen mandag.

Det gør det lettere at komme videre.

Ellers risikerer I at vente en uge på:

Jeg skal lige tjekke kalenderen.

5. Vælg datoen

Når svarene er kommet ind, kan I se, hvilken dato der passer bedst.

Hvis alle kan den samme dag, er det nemt.

Hvis ikke, kan I vælge den dato, hvor flest kan.

Det behøver ikke være mere kompliceret.

Hvor tidligt bør man planlægge julefrokosten?

Det afhænger af gruppen.

Men jo flere mennesker der skal med, desto tidligere giver det mening at finde datoen.

Det gælder især, hvis:

• I er mange
• folk har børn
• deltagerne har flere julearrangementer
• I vil spise ude
• I skal leje et lokale
• nogen kommer langvejs fra

Datoen er ofte den del, der blokerer resten.

Så få den på plads først.

Firmajulefrokost eller privat julefrokost?

Kanvi kan bruges til begge dele.

Privat julefrokost

Venner, familie, naboer eller en gammel studiegruppe.

Her handler det typisk om at finde den dag, hvor flest kan.

Firmajulefrokost

Hvis alle medarbejdere forventes at deltage, kan datoen måske allerede være fastlagt centralt.

Men til mindre virksomheder, teams eller afdelinger kan en datoafstemning stadig være nyttig.

Det samme gælder, hvis flere virksomheder eller samarbejdspartnere skal mødes.

Foreningsjulefrokost

Her kan det være endnu sværere.

Bestyrelse, udvalg, trænere, frivillige og medlemmer har ofte meget forskellige kalendere.

En fælles afstemning gør koordineringen langt lettere.

Hvad hvis ingen dato passer alle?

Velkommen til december.

Det er helt normalt.

Hvis gruppen er stor nok, findes der måske ingen dag, hvor alle kan.

Så er spørgsmålet i stedet:

Hvilken dato passer flest?

Eksempel:

Dato	Kan deltage
27. november	9
28. november	12
4. december	15
5. december	13

Så er 4. december et ret oplagt udgangspunkt.

Men antal er ikke nødvendigvis det eneste, der betyder noget.

Hvis værten, chefen, formanden eller den person, I faktisk holder festen for, ikke kan den dag, skal det selvfølgelig også tælle med.

Kanvi giver overblikket.

Beslutningen er stadig jeres.

Undgå den klassiske julefrokost-chat

Du har sikkert prøvet den.

3. december?

Kan ikke.

10.?

Måske.

17.?

Der har vi allerede noget.

Hvad med november?

Hvilken weekend?

Jeg kan den sidste.

Den sidste hvad?

Det er ikke samtalen, der er problemet.

Det er strukturen.

En chat er god til at snakke.

Den er dårlig til at holde styr på 12 mennesker og fem datoer.

Brug derfor chatten til:

Skal vi ikke holde julefrokost? 🎄

Og brug en afstemning til:

Hvornår?

Når datoen er fundet

Når I ved, hvornår julefrokosten skal være, kan planlægningen for alvor begynde.

Derefter kan I tage stilling til:

• hvor I skal være
• mad
• drikkevarer
• budget
• transport
• overnatning
• pakkeleg
• aktiviteter
• hvem der gør hvad

Men først:

Datoen.

Ellers planlægger I en rigtig god julefrokost, som ingen kan komme til.

En enkel besked du kan sende

Når afstemningen er klar, behøver introduktionen ikke være kompliceret.

Eksempel:

Så skal vi have julefrokosten i kalenderen 🎄
Jeg har lavet nogle forslag til datoer. Marker lige hvilke dage du kan, så vælger vi den dato, der passer bedst.

Link.

Færdig.

Find julefrokostdatoen med Kanvi

Det behøver ikke tage flere uger at finde en dato.

Vælg mulighederne.

Del linket.

Lad alle svare.

Vælg dagen.

Og kom videre til det, julefrokosten egentlig handler om.

Find en dato til julefrokosten

Ofte stillede spørgsmål om dato til julefrokost

Hvornår bør man begynde at planlægge julefrokost?

Jo flere deltagere der er, desto tidligere er det en fordel at finde datoen. Hvis I også skal booke restaurant, lokale eller overnatning, giver det ekstra god mening at være ude i god tid.

Skal julefrokost ligge i december?

Nej. Mange holder julefrokost i både november, december eller januar. Den bedste dato er den, der fungerer for jeres gruppe.

Er fredag eller lørdag bedst til julefrokost?

Det afhænger af deltagerne. Fredag kan passe godt efter arbejde, mens lørdag giver mere tid. En datoafstemning kan bruges til at lade gruppen vælge mellem begge muligheder.

Hvordan finder man en julefrokostdato, der passer alle?

Vælg nogle konkrete datoer og lad alle deltagere svare på de samme muligheder. Derefter kan I se, om en dato passer alle, eller hvilken dato der passer flest.

Hvad hvis ingen dato passer alle?

Vælg den dato, hvor flest relevante deltagere kan, eller lav en ny afstemning med andre muligheder.

Hvor mange datoer skal man foreslå?

Til de fleste julefrokoster vil nogle få realistiske muligheder være nok. Fire til seks datoer giver ofte et fint udvalg uden at gøre afstemningen uoverskuelig.

Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.

Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.