Gode råd
Hvad gør man, hvis ingen dato passer alle?
Ingen af datoerne passer alle? Få en enkel metode til at vælge den bedste dato, prioritere deltagere eller tage en ny runde.
Resultatet er stadig et svar
Du har gjort det rigtige.
Foreslået nogle datoer.
Sendt datoafstemningen ud.
Ventet på svarene.
Og nu viser resultatet:
Ingen af datoerne passer alle.
Det kan føles lidt som om, afstemningen ikke virkede.
Men faktisk er det ofte det modsatte.
Afstemningen har givet jer præcis den information, I havde brug for:
Der findes ikke en perfekt dato blandt de muligheder, I har foreslået.
Nu handler det om at finde den bedste løsning.
Først: Det er helt normalt
Jo flere mennesker der skal deltage, desto sværere bliver det at finde en dato, hvor alle kan.
Hvis fire mennesker skal mødes, kan det måske lykkes.
Hvis 15 mennesker skal finde en fælles lørdag, bliver det straks sværere.
Det betyder ikke nødvendigvis, at I skal starte forfra.
Ofte er der stadig en tydelig bedste mulighed.
1. Find den dato, hvor flest kan
Det første sted at kigge er antallet.
Eksempel:
| Dato | Kan deltage |
|---|---|
| 9. oktober | 7 |
| 10. oktober | 8 |
| 16. oktober | 6 |
| 17. oktober | 7 |
Hvis I er ni mennesker, og otte kan den 10., kan det være den mest oplagte dato.
Til mange sociale arrangementer er det helt fint.
Målet behøver ikke altid være:
Alle skal kunne.
Det kan lige så godt være:
Så mange som muligt skal kunne.
Læs også, hvordan I finder en dato, der passer alle.
2. Se på hvem der ikke kan
Antallet fortæller ikke altid hele historien.
Forestil dig en fødselsdag.
12 ud af 13 kan lørdag.
Men den ene, der ikke kan, er fødselaren.
Så er det nok ikke den bedste dato.
Det samme gælder i andre situationer.
Til et bestyrelsesmøde kan bestemte medlemmer være nødvendige.
Til en polterabend kan brudens eller gommens nærmeste venner være svære at undvære.
Til et familiearrangement kan bedsteforældrene være centrale.
Til en arbejdsdag i foreningen kan tovholderen være svær at undvære.
Derfor bør du ikke kun se på:
Hvor mange kan?
Men også:
Hvem kan?
3. Afgør hvem der skal være med
Det kan være nyttigt at dele deltagerne mentalt op i to grupper.
Skal være med
Personer arrangementet ikke giver mening uden.
Det kan eksempelvis være:
- personen der fejres
- mødelederen
- nødvendige bestyrelsesmedlemmer
- arrangøren, for eksempel forældrerådet bag et klassearrangement
- bestemte familiemedlemmer
Vil gerne være med
Personer som det selvfølgelig er godt at have med, men hvor arrangementet stadig kan gennemføres uden dem.
Det lyder måske lidt hårdt.
Men det er ofte nødvendigt, hvis gruppen er stor.
4. Beslut om arrangementet kræver alle
Nogle arrangementer kræver hele gruppen.
Andre gør ikke.
Et møde
Hvis alle fire deltagere skal træffe en fælles beslutning, er det måske nødvendigt at finde en ny dato.
En julefrokost
Hvis 18 ud af 20 kan en bestemt dag, er det måske en fremragende løsning.
En middag med venner
Her afhænger det af gruppen.
Hvis vennerne normalt kun mødes, når alle kan, kan I tage en ny runde.
Hvis ikke, kan den dato der passer flest være god nok.
5. Spørg om nogen kan være fleksible
Et "kan ikke" betyder ikke altid det samme.
Der er forskel på:
Jeg er på ferie i Italien.
og:
Jeg har egentlig tænkt mig at træne den aften.
Hvis én dato næsten fungerer, kan det derfor give mening at spørge de få personer, der ikke kan:
Er den her dato helt umulig, eller kunne du flytte noget?
Det skal selvfølgelig gøres med respekt.
Ingen skal presses til at ændre private planer.
Men nogle gange kan én lille ændring løse hele kalenderpuslespillet.
6. Lav en ny runde
Hvis ingen af mulighederne er gode nok, så start igen.
Det er ikke et nederlag.
Det er bare næste skridt.
Hvis første runde var:
-
- oktober
-
- oktober
-
- oktober
-
- oktober
kan anden runde være:
-
- oktober
-
- oktober
-
- oktober
-
- oktober
Det er ofte bedre end at fortsætte med at tilføje datoer til en gammel afstemning.
En ny, lille runde er lettere at overskue.
Hold også den nye runde lille. Læs, hvor mange datoer I bør foreslå.
7. Overvej et andet tidspunkt samme dag
Nogle gange er datoen ikke problemet.
Det er tidspunktet.
Eksempel:
Jeg kan ikke lørdag kl. 14, men jeg kan godt om aftenen.
Hvis arrangementet tillader det, kan I prøve:
- tidligere på dagen
- senere på dagen
- et kortere møde
Tidspunktet aftaler I i beskeden til gruppen. Afstemningen handler om datoerne.
Det kan være særligt relevant til møder, sport og mindre arrangementer.
8. Overvej digital deltagelse
Til sociale arrangementer hjælper det selvfølgelig ikke meget.
Men til et møde kan det være løsningen.
Hvis fem ud af seks kan fysisk, og den sidste kan deltage online, kan datoen måske stadig fungere.
Det afhænger af mødet og gruppen.
Et eksempel: Bestyrelsesmøde
Forestil dig en bestyrelse med seks medlemmer.
Resultatet er:
| Dato | Kan |
|---|---|
| Mandag | 4 |
| Tirsdag | 5 |
| Onsdag | 5 |
| Torsdag | 4 |
Tirsdag og onsdag ser lige gode ud.
Men på tirsdag mangler kassereren.
På onsdag mangler et medlem, som ikke har en særlig rolle på det konkrete møde.
Så kan onsdag måske være den mest praktiske løsning.
Det viser, hvorfor antal alene ikke altid er nok.
Læs mere om at finde en dato til bestyrelsesmødet
Et eksempel: Julefrokost
20 personer skal finde en dato.
Resultatet er:
| Dato | Kan |
|---|---|
| 21. november | 13 |
| 28. november | 17 |
| 5. december | 16 |
| 12. december | 14 |
Ingen dato passer alle.
Men 17 ud af 20 kan den 28. november.
Her kan det være mere realistisk at vælge den dato end at starte en helt ny runde.
Læs mere om at finde en dato til julefrokosten
Et eksempel: Polterabend
15 personer er inviteret.
13 kan den ene dag.
14 kan den anden.
Umiddelbart ser datoen med 14 deltagere bedst ud.
Men hvis den ene person, der ikke kan, er forloveren, kan det ændre beslutningen.
Her er det vigtigt at kombinere antallet med hvem der faktisk kan deltage.
Læs mere om at finde en dato til polterabenden
Et eksempel: Familiearrangement
Familien består af 16 personer.
14 kan lørdag.
15 kan søndag.
Men bedsteforældrene kan kun lørdag.
Så kan lørdag stadig være den bedste løsning.
Igen:
Flest er ikke altid det samme som bedst.
Hvornår bør man starte helt forfra?
Det giver mening at tage en ny runde, hvis:
- ingen dato har god tilslutning
- flere nødvendige deltagere mangler
- alle muligheder giver store kompromiser
- planerne har ændret sig
- I opdager, at perioden var for snæver
Så er det bedre at starte på en frisk end at presse en dårlig dato igennem.
Hvornår bør man bare vælge?
På et tidspunkt skal beslutningen træffes.
Hvis én dato tydeligt er bedst, er der sjældent noget at vinde ved at fortsætte i flere uger.
Især hvis:
- arrangementet ikke kræver alle
- næsten alle kan
- der skal bookes noget
- kalenderne ellers begynder at blive fyldt op
Perfektion kan nemt ende med, at arrangementet aldrig bliver til noget.
Undgå den endeløse afstemning
Det kan ske sådan her:
Første runde.
Ingen perfekt dato.
Anden runde.
Stadig ingen perfekt dato.
Tredje runde.
Nu kan nogle af dem, der kunne i første runde, ikke længere.
På et tidspunkt skal arrangøren sige:
Vi tager den 14.
Det er helt okay.
En datoafstemning skal hjælpe med at træffe beslutningen.
Ikke udskyde den.
En enkel beslutningsmodel
Hvis ingen dato passer alle, kan du bruge denne rækkefølge:
1. Er der en dato, hvor alle nødvendige deltagere kan?
Hvis ja, vælg mellem dem.
2. Hvilken dato passer flest?
Se på det samlede antal.
3. Er forskellen lille?
Se på hvem der ikke kan.
4. Er ingen muligheder gode?
Lav en ny runde.
5. Er én mulighed klart bedst?
Vælg den.
Det er ofte nok.
Målet er ikke en perfekt dato
Det er værd at huske.
I en stor gruppe findes den perfekte dato måske slet ikke.
Målet er ikke nødvendigvis:
Alle kan.
Målet er:
Vi fandt den bedste løsning og kom videre.
Det er præcis dér, en datoafstemning hjælper.
Den fjerner ikke kalenderkonflikterne.
Den gør dem synlige.
Og når de er synlige, bliver de meget lettere at tage stilling til.
Ofte stillede spørgsmål om valget af dato
Hvad gør man, hvis ingen dato passer alle?
Se først efter den dato, der passer flest, og vurder derefter om bestemte deltagere er nødvendige. Hvis ingen mulighed fungerer godt nok, kan I lave en ny afstemning med andre datoer.
Skal man altid vælge den dato, hvor flest kan?
Nej. Det kan være vigtigere, at bestemte deltagere kan være med. Antallet er et godt udgangspunkt, men ikke nødvendigvis det eneste kriterium.
Hvornår bør man lave en ny afstemning?
Hvis ingen af datoerne har god tilslutning, eller hvis nødvendige deltagere mangler på alle muligheder, giver en ny runde ofte bedst mening.
Kan man ændre tidspunktet i stedet for datoen?
Ja. Hvis en dato næsten fungerer, kan et andet tidspunkt samme dag nogle gange løse problemet. Tidspunktet aftaler I i beskeden til gruppen.
Skal alle kunne til en julefrokost eller fest?
Ikke nødvendigvis. Til større sociale arrangementer kan det være mest praktisk at vælge den dato, hvor flest kan.
Hvad hvis to datoer passer lige mange?
Se på hvilke deltagere der kan på hver dato, og vurder hvilken kombination der er vigtigst for arrangementet.
Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.
Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.