Find en dato i foreningen – uden lange beskedtråde

Find en dato i foreningen uden at jagte svar

Foreninger er gode til mange ting.

At finde en dato, hvor alle kan, er sjældent en af dem.

Det starter måske med:

Hvornår kan folk til arbejdsdagen?

Så kommer svarene.

Jeg kan den 12.

Den 12. kan jeg ikke.

Hvad med søndag?

Jeg skal lige høre derhjemme.

Kan vi ikke tage næste weekend?

Og pludselig skal én person holde styr på alle svarene.

Det kan være formanden.

Sekretæren.

Træneren.

Et medlem af aktivitetsudvalget.

Eller bare den person, der var dum nok til at skrive:

Jeg kan godt arrangere det.

En datoafstemning gør den del lettere.

Foreslå nogle datoer, del linket og få alle svar samlet ét sted.

Find en dato i foreningen

Foreninger har mange datoer, der skal gå op

Det er ikke kun bestyrelsesmøder.

I en almindelig forening kan der være behov for at koordinere datoer til:

• bestyrelsesmøder
• udvalgsmøder
• arbejdsdage
• frivillige vagter
• arrangementer
• sociale aktiviteter
• træner- og ledermøder
• planlægningsmøder
• ture
• sommerfest
• julefrokost

Fælles for dem alle er spørgsmålet:

Hvornår kan vi?

Og jo flere mennesker der er involveret, desto sværere bliver spørgsmålet at besvare i en almindelig beskedtråd.

Brug konkrete datoer

En klassisk besked kunne være:

Hvornår kan folk til en arbejdsdag i april?

Problemet er, at spørgsmålet er meget åbent.

Et medlem foreslår første weekend.

Et andet foreslår tredje weekend.

En tredje kan kun søndag.

Og en fjerde svarer:

Jeg kan de fleste dage.

Det hjælper ikke arrangøren ret meget.

Gør det i stedet konkret:

Hvilken af disse fire datoer kan du?

Så skal medlemmerne bare tage stilling til de samme muligheder.

Sådan finder foreningen en fælles dato

1. Vælg de realistiske muligheder

Start med nogle datoer, der faktisk kan bruges.

Hvis der er et klubhus, lokale eller anlæg, som skal være ledigt, bør det selvfølgelig tjekkes først.

Det samme gælder, hvis bestemte personer skal kunne deltage.

Derefter kan I vælge nogle få realistiske datoer.

2. Opret en datoafstemning

Saml mulighederne i én afstemning.

Hold den enkel.

Eksempel:

Forårets arbejdsdag

Aftal eksempelvis kl. 9 som fælles starttidspunkt i beskeden til medlemmerne. I Kanvi vælger I selve datoerne.

• lørdag 18. april kl. 9
• søndag 19. april kl. 9
• lørdag 25. april kl. 9
• søndag 26. april kl. 9

Nu ved alle præcis, hvad de skal forholde sig til.

3. Del linket

Afstemningen kan deles dér, hvor medlemmerne allerede er.

Det kan eksempelvis være via:

• mail
• Messenger
• Facebook-gruppe
• WhatsApp
• SMS
• foreningens medlemssystem

Der er ingen grund til at ændre hele foreningens kommunikation.

Kanvi skal bare gøre datoen lettere at finde.

Opret en datoafstemning

4. Giv medlemmerne en svarfrist

Skriv fristen i den besked, I deler med gruppen. Kanvi lukker ikke automatisk afstemningen ved fristen.

Hvis datoen skal besluttes, er det en god ide at skrive:

Svar gerne senest søndag.

Så ved alle, hvornår beslutningen bliver taget.

Det er især nyttigt i foreninger, hvor nogle medlemmer måske ikke ser beskeden med det samme.

5. Vælg den dato, der fungerer bedst

Når svarene er kommet ind, kan arrangøren se:

• hvilke datoer flest kan
• hvilke medlemmer der kan hvornår
• om der findes en dato, der passer alle
• om der er behov for en ny runde

Det giver et langt bedre beslutningsgrundlag end at bladre gennem en gammel mailtråd.

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen har ofte brug for at finde en mødedato flere gange om året.

I stedet for at starte den samme mailrunde hver gang kan processen være:

1. formanden foreslår nogle datoer
2. medlemmerne svarer
3. datoen vælges
4. mødeindkaldelsen sendes

Det er enkelt og genkendeligt.

Læs mere om at finde dato til bestyrelsesmøde

Arbejdsdage

Arbejdsdage er et godt eksempel på en aktivitet, hvor ikke alle nødvendigvis behøver kunne.

Målet kan være at finde den dato, hvor flest medlemmer kan hjælpe.

Hvis 23 kan lørdag og 11 kan søndag, er beslutningen måske nem.

Det bliver bare meget lettere at se, når svarene ligger samlet.

Frivillige og arbejdsgrupper

Mange foreninger drives af mennesker, der hjælper frivilligt.

Det betyder også, at foreningsarbejdet skal passes ind mellem:

• arbejde
• familie
• børn
• fritidsaktiviteter
• ferier
• andre aftaler

Det er derfor helt normalt, at ikke alle kan samtidig.

En afstemning skal ikke skabe en perfekt kalender.

Den skal hjælpe jer med at finde den bedste mulighed.

Udvalgsmøder

Festudvalg.

Sponsorudvalg.

Baneudvalg.

Kommunikationsgruppe.

Turneringsudvalg.

Der findes mange navne.

Problemet er det samme:

Hvornår kan vi mødes?

Til mindre grupper kan det klares i en chat.

Men så snart svarene begynder at krydse hinanden, er en samlet datoafstemning lettere.

Arrangementer

En forening kan også bruge datoafstemning til sociale arrangementer.

Det kan være:

• sommerfest
• julefrokost
• fællesspisning
• klubtur
• trænerarrangement
• frivilligfest

Her handler det ofte ikke om, at alle skal kunne.

Det handler om at finde en dag, hvor så mange som muligt kan være med.

Hvad hvis ikke alle medlemmer svarer?

Det vil ske.

Især hvis afstemningen sendes til en større gruppe.

Derfor er det en god ide at:

• sætte en svarfrist
• sende en påmindelse
• gøre spørgsmålet enkelt
• begrænse antallet af datoer

Hvis medlemmerne skal tage stilling til fire muligheder, er sandsynligheden for et hurtigt svar større end ved en lang og kompliceret undersøgelse.

Hvad hvis ingen dato passer alle?

Så findes den perfekte dato måske bare ikke.

Det er ikke nødvendigvis et problem.

Til et bestyrelsesmøde kan bestemte medlemmer være nødvendige.

Til en arbejdsdag er det måske vigtigere at finde den dag, hvor flest kan.

Til en sommerfest kan det være helt fint, at nogle få ikke har mulighed for at deltage.

Det afhænger af aktiviteten.

Afstemningen giver jer data.

Foreningen træffer beslutningen.

Mail, Facebook eller datoafstemning?

Foreninger bruger mange forskellige kanaler.

Mail er godt til formelle beskeder.

Facebook er godt til dialog.

Messenger er godt til hurtige beskeder.

Et medlemssystem er godt til medlemsadministration.

Men ingen af delene er nødvendigvis den bedste måde at sammenligne seks datoer på.

Det er her en datoafstemning kan bruges som et lille værktøj ovenpå den kommunikation, I allerede har.

Brug det samme linkprincip hver gang

Det smarte er ikke, at foreningen skal lære et nyt stort system.

Tværtimod.

Når nogen skal finde en dato:

1. Opret afstemningen.
2. Del linket.
3. Få svarene.
4. Vælg datoen.

Det skal kunne forklares på få sekunder.

Hvis et medlem kan åbne et link og svare på nogle datoer, skal vedkommende kunne være med.

Gør det nemt for medlemmerne

Det vigtigste er ikke, hvor mange funktioner et planlægningsværktøj har.

Det vigtigste er, om folk faktisk svarer.

Derfor bør en datoafstemning være:

• hurtig at åbne
• nem at forstå
• nem at bruge på mobil
• tydelig omkring valgmulighederne
• uden unødvendige trin

Jo mindre arbejde medlemmet skal gøre, desto større chance er der for, at afstemningen bliver besvaret.

Fra “hvornår kan folk?” til en fast dato

Foreningsarbejde består allerede af rigeligt med koordinering.

Det behøver ikke være svært at finde en dato.

Vælg nogle muligheder.

Send et link.

Lad medlemmerne svare.

Og vælg den dag, der fungerer bedst.

Find en dato i foreningen

Ofte stillede spørgsmål om datoafstemning i foreninger

Hvordan finder en forening nemmest en fælles dato?

Foreslå nogle konkrete muligheder og lad medlemmerne svare på de samme datoer. Når svarene er samlet, kan I se, hvilken dato der passer bedst.

Kan vi bruge datoafstemning til en arbejdsdag?

Ja. En datoafstemning er særlig nyttig til arbejdsdage, hvor målet ofte er at finde den dag, hvor flest medlemmer kan hjælpe.

Kan vi bruge Kanvi til bestyrelsesmøder?

Ja. Bestyrelsen kan få nogle mødedatoer at vælge imellem og samle alle svar ét sted.

Kan datoafstemning bruges til udvalg?

Ja. Metoden fungerer også til udvalg, arbejdsgrupper, trænere og frivillige.

Skal alle medlemmer svare?

Det afhænger af aktiviteten. Til et bestyrelsesmøde kan svar fra alle relevante medlemmer være vigtigt. Til større arrangementer kan det være nok at finde den dato, hvor flest kan.

Hvor mange datoer bør vi foreslå?

Nogle få realistiske muligheder er normalt bedst. Omkring 3-6 datoer er ofte tilstrækkeligt.

Kan vi sende afstemningen i vores Facebook-gruppe?

Ja. Linket til afstemningen kan deles gennem den kommunikationskanal, foreningen allerede bruger.

Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.

Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.