Kom godt i gang
Datoafstemning – den nemme måde at finde en dato, der passer alle
Opret en enkel datoafstemning og find hurtigt den dag, der passer flest. Foreslå datoer, del linket og få alles svar samlet med Kanvi.
Datoafstemning: Find en dato, der passer alle
Det begynder som regel helt uskyldigt:
Hvornår kan I?
Så kommer svarene.
Jeg kan tirsdag og torsdag.
Torsdag går ikke for mig.
Hvad med næste uge?
Jeg vender lige tilbage.
Jeg kan godt den 14., men kun efter kl. 17.
Pludselig bruger en hel gruppe mere tid på at finde datoen end på at planlægge det, de faktisk skal mødes om.
En datoafstemning gør det enklere.
Du foreslår nogle datoer, sender et link til deltagerne og får svarene samlet ét sted.
Hvad er en datoafstemning?
En datoafstemning er en enkel måde at finde ud af, hvornår flere mennesker kan mødes.
Arrangøren foreslår nogle mulige datoer.
Deltagerne tager derefter stilling til mulighederne, og svarene samles i den samme oversigt.
Det betyder, at du ikke behøver holde styr på svar fra Messenger, SMS, WhatsApp og mail.
Du kan i stedet se:
- hvem der har svaret
- hvilke datoer der passer
- hvilke datoer der ikke passer
- hvilken mulighed der fungerer bedst for gruppen
Når svarene er kommet ind, kan I vælge den endelige dato.
Sådan laver du en datoafstemning
Med Kanvi er ideen, at det skal være hurtigt nok til, at du ikke overvejer, om det egentlig bare er lettere at sende endnu en besked i gruppen.
1. Skriv hvad I skal finde en dato til
Start med arrangementet.
Det kan eksempelvis være:
Familiefødselsdag
Padel med drengene
Middag med veninderne
Arbejdsdag i foreningen
Titlen gør det nemmere for deltagerne at se, hvad afstemningen handler om, når de åbner linket.
2. Foreslå nogle datoer
Vælg mindst to dage, der reelt er muligheder.
Du behøver ikke foreslå 20 datoer.
Til mange arrangementer er 3-6 gode muligheder rigeligt.
Jo lettere afstemningen er at overskue, desto lettere er den også at besvare.
3. Send linket
Når afstemningen er oprettet, deler du linket med dem, der skal være med.
Det kan være i:
- Messenger
- SMS
- Slack
- Teams
- en Facebook-gruppe
- foreningens kommunikationskanal
Der er ingen grund til at flytte hele samtalen over i et nyt system.
Brug den kanal, I allerede bruger.
Kanvi skal bare holde styr på datoerne.
4. Deltagerne svarer
Hver deltager åbner linket og tager stilling til datoerne.
Det er den afgørende forskel fra en almindelig gruppechat.
Svarene ligger struktureret.
Ikke som 17 forskellige beskeder skrevet over tre dage.
5. Se hvilken dato der passer bedst
Når folk har svaret, får du overblikket.
Måske kan alle fredag.
Måske kan syv ud af otte lørdag.
Måske findes der slet ikke en dato, hvor alle kan.
Afstemningen træffer ikke nødvendigvis beslutningen for jer.
Den giver jer informationen, der gør beslutningen nem.
Hvorfor bruge en datoafstemning?
Det interessante ved en datoafstemning er egentlig ikke teknologien.
Det er alt det, du slipper for.
Du slipper for at samle svar manuelt
Hvis ti mennesker svarer på fem forskellige datoer i en gruppechat, skal en person bagefter holde styr på 50 svar.
Nogle svarer måske kun på nogle af mulighederne.
Andre ændrer mening.
Og et svar kan let forsvinde mellem memes, billeder og andre beskeder.
En afstemning samler det hele.
Alle ser de samme muligheder
Når datoerne står samlet, er spørgsmålet det samme for alle.
Der opstår ikke løbende nye forslag, som kun halvdelen af gruppen opdager.
Det gør beslutningen mere overskuelig.
Man kan svare, når man har tid
Du behøver ikke fange alle samtidig.
Send linket.
Deltagerne kan tjekke kalenderen og svare, når det passer dem.
Hvor mange datoer bør man foreslå?
Det afhænger af arrangementet.
Men der er en balance.
Hvis du kun foreslår en enkelt dato, er der ikke meget at stemme om.
Hvis du foreslår 30, bliver opgaven besværlig for deltagerne.
Til mange almindelige arrangementer vil 3-6 realistiske muligheder være et godt udgangspunkt.
Skal I finde en dato langt fremme i kalenderen, kan flere muligheder give mening.
Det vigtigste er, at alle forslag faktisk er datoer, arrangøren selv kan bruge.
Hvad hvis ingen dato passer alle?
Det er en af de mest almindelige udfordringer ved gruppeplanlægning.
Og nogle gange findes den perfekte dato simpelthen ikke.
Hvis I er 12 mennesker, kan den bedste løsning eksempelvis være den dag, hvor 11 kan.
En datoafstemning gør det synligt.
Så kan gruppen tage stilling til, om:
- datoen med flest deltagere skal vælges
- nogle deltagere er vigtigere for netop dette møde
- der skal foreslås nye datoer
Det er stadig menneskerne, der beslutter.
Kanvi giver bare overblikket.
Hvornår kan man bruge en datoafstemning?
Der er mange flere situationer end klassiske arbejdsmøder.
Venner
Middag, biograftur, weekendtur, padel, grillfest eller bare:
Skal vi ikke snart ses?
Jo.
Men hvornår?
Familien
Jo flere familiemedlemmer der er involveret, desto flere kalendere skal passe sammen.
En datoafstemning kan blandt andet bruges til:
- fødselsdage
- familiearrangementer
- sommerfester
- julearrangementer
- fælles ture
Foreninger
Foreninger har konstant brug for at koordinere mennesker.
Det kan være:
- bestyrelsesmøder
- udvalgsmøder
- arbejdsdage
- generalforsamlingsforberedelse
- sociale arrangementer
- frivillige aktiviteter
I stedet for at sende mails frem og tilbage kan datoerne samles i en afstemning.
Forældre og klasser
Hvornår skal klassefesten være?
Hvornår kan forældrerådet mødes?
Hvornår passer det at arrangere en fælles aktivitet?
Det er præcis den type spørgsmål, hvor en datoafstemning kan fjerne en stor del af koordineringen.
Arbejdet
Ikke alle møder kræver et avanceret bookingsystem eller kalenderintegration.
Nogle gange skal fem mennesker bare finde ud af:
Kan vi mødes onsdag eller torsdag?
Så er en datoafstemning nok.
Datoafstemning eller gruppechat?
En gruppechat er fantastisk til samtalen.
Den er mindre fantastisk som kalender.
Brug derfor gerne Messenger eller WhatsApp til:
Vi skal have lavet den sommerfest! 🍻
Og Kanvi til:
Hvornår kan vi?
Det ene behøver ikke erstatte det andet.
En god datoafstemning er enkel
Det kræver ikke ret meget.
Et klart spørgsmål.
Nogle realistiske muligheder.
Et link.
Nogle svar.
Og til sidst:
Så er det den 14.
Det er hele ideen bag Kanvi.
Vi vil gøre det nemmere at komme fra:
Hvornår kan vi?
til:
Den dag passer bedst.
Opret en gratis datoafstemning
Ofte stillede spørgsmål om datoafstemninger
Hvad betyder datoafstemning?
En datoafstemning er en afstemning, hvor en gruppe tager stilling til flere mulige datoer. Formålet er at finde den mulighed, der passer bedst til deltagerne.
Hvordan finder man en dato, der passer alle?
Foreslå nogle realistiske datoer og lad alle deltagere markere, hvornår de kan. Når svarene er samlet, kan I se, om en dato passer alle, eller hvilken dato der passer flest.
Hvor mange datoer skal jeg foreslå?
Der findes ikke et fast antal. Ved almindelige private arrangementer vil omkring 3-6 realistiske muligheder ofte være tilstrækkeligt.
Kan man lave en afstemning om et mødetidspunkt?
Kanvi hjælper jer med at vælge dagen. Klokkeslættet aftaler I i gruppen; der er endnu ikke særskilte svarmuligheder for tidspunkter.
Hvordan deler jeg en datoafstemning?
Når afstemningen er oprettet, kan linket deles gennem eksempelvis Messenger, WhatsApp, SMS, mail eller andre kommunikationskanaler.
Hvad hvis ingen af datoerne passer alle?
I kan vælge den dato, hvor flest kan deltage, tage hensyn til bestemte deltagere eller lave en ny afstemning med andre datoer.
Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.
Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.