Sådan finder bestyrelsen en dato til næste møde

Find en dato til bestyrelsesmødet uden lange mailtråde

Et bestyrelsesmøde begynder ofte med en meget enkel opgave:

Vi skal finde en dato.

Alligevel kan det hurtigt udvikle sig til en lang mailtråd.

Kan I tirsdag den 12.?

Jeg kan ikke tirsdag.

Hvad med torsdag?

Torsdag kan jeg efter kl. 18.

Jeg er bortrejst den uge.

Kan vi tage ugen efter?

Til sidst skal formanden eller sekretæren samle alle svarene og forsøge at finde den dag, der passer bedst.

Det kan gøres langt enklere.

Med en datoafstemning foreslår I nogle relevante datoer, sender ét link til bestyrelsen og samler alle svar samme sted.

Find dato til næste bestyrelsesmøde

Hvorfor er det så svært at finde en mødedato?

Bestyrelser består ofte af mennesker med meget forskellige kalendere.

Nogle har arbejde til sent.

Andre har børn og fritidsaktiviteter.

Nogle rejser.

Og i frivillige bestyrelser foregår møderne typisk uden for almindelig arbejdstid.

Det betyder, at spørgsmålet:

Hvornår kan vi mødes?

hurtigt bliver mere kompliceret, end det lyder.

Især hvis alle svarer på forskellige tidspunkter og gennem forskellige kanaler.

Start med konkrete forslag

Undgå at sende:

Hvornår passer det jer at mødes næste gang?

Det kræver, at hvert bestyrelsesmedlem selv kommer med forslag.

Resultatet bliver ofte mange forskellige datoer.

Gør det i stedet konkret:

Hvilken af disse fire datoer kan I?

Nu skal medlemmerne kun tage stilling til nogle få muligheder.

Det gør det langt lettere at få svar.

Sådan finder I næste mødedato

1. Formanden eller sekretæren foreslår datoer

Start med de datoer, der praktisk kan fungere.

Det kan eksempelvis være fire aftener over de næste to uger.

Hvis bestyrelsen normalt mødes på bestemte ugedage eller tidspunkter, giver det mening at holde sig til dem.

I kan eksempelvis aftale i beskeden til gruppen, at alle forslag gælder kl. 19. Kanvi samler svar på datoerne; klokkeslættet aftales separat.

Eksempel:

• tirsdag kl. 19.00
• torsdag kl. 19.00
• mandag kl. 19.00
• onsdag kl. 19.00

2. Send afstemningen til hele bestyrelsen

Når mulighederne er klar, sender I ét link.

Det kan deles via:

• mail
• Messenger
• WhatsApp
• SMS
• Teams
• Slack
• foreningens interne system

Det vigtigste er ikke, hvordan linket bliver sendt.

Det vigtige er, at alle svarer det samme sted.

Opret mødeafstemning

3. Sæt en svarfrist

Skriv fristen i den besked, I deler med gruppen. Kanvi lukker ikke automatisk afstemningen ved fristen.

En simpel svarfrist gør processen hurtigere.

Eksempel:

Svar gerne senest søndag kl. 18, så fastlægger vi datoen mandag.

Det betyder, at mødedatoen faktisk bliver besluttet.

Uden en frist risikerer man, at afstemningen står åben, mens alle venter på det sidste svar.

4. Se hvilke datoer der fungerer

Når medlemmerne har svaret, får I et samlet overblik.

Måske kan alle tirsdag.

Måske kan fem ud af seks torsdag.

Måske findes der ingen dato, der passer alle.

Det bliver hurtigt synligt.

Skal alle bestyrelsesmedlemmer kunne deltage?

Ikke nødvendigvis.

Det afhænger af mødet og foreningens regler.

Til nogle møder er det vigtigt, at hele bestyrelsen kan være med.

Til andre kan mødet godt gennemføres, selv om et medlem er fraværende.

En datoafstemning løser ikke den beslutning.

Men den giver bestyrelsen et klart billede af, hvem der kan hvornår.

Derefter kan formanden eller bestyrelsen vurdere, hvilken dato der er bedst.

Hvad hvis ingen dato passer alle?

Det er helt normalt.

Især i frivillige bestyrelser, hvor møderne skal passes ind mellem arbejde, familie og fritid.

Hvis ingen dato passer hele bestyrelsen, kan I:

• vælge den dato, hvor flest kan
• prioritere bestemte nødvendige deltagere
• foreslå nye datoer
• undersøge om enkelte kan deltage digitalt

Det vigtigste er, at I har et samlet overblik at træffe beslutningen ud fra.

Mailtråd eller datoafstemning?

Mail fungerer fint til dagsorden, referater og information.

Men mail er ikke særlig god til at skabe overblik over seks mennesker og fem datoer.

Forestil dig følgende:

Jeg kan tirsdag og torsdag.

Torsdag går ikke for mig.

Jeg kan alle dage undtagen mandag.

Jeg svarer lige senere.

Hvad med onsdag den 21.?

Jeg kan godt den 21., men først efter 19.30.

Nu skal en person læse hele tråden igennem og holde styr på svarene.

En datoafstemning organiserer i stedet oplysningerne efter dato.

Det er præcis det, I skal bruge.

Brug samme metode hver gang

En af fordelene ved en enkel proces er, at bestyrelsen ikke behøver opfinde en ny måde at planlægge mødet på hver gang.

Når næste møde skal findes:

1. foreslå nogle datoer
2. send linket
3. sæt en svarfrist
4. vælg datoen
5. send mødeindkaldelsen

Det kan blive en fast rutine.

Find gerne næste mødedato, mens I sidder sammen

Den allerletteste løsning er faktisk stadig at finde næste mødedato, mens alle sidder til det nuværende møde.

Hvis alle har kalenderen fremme, kan I måske aftale den med det samme.

Det er ofte hurtigere end noget digitalt værktøj.

Men det lykkes ikke altid.

Måske skal medlemmerne først tjekke med familien.

Måske er næste møde flere måneder ude i fremtiden.

Måske er et medlem fraværende.

I de tilfælde er en datoafstemning et naturligt næste skridt.

Kanvi skal gøre planlægningen lettere – ikke gøre simple ting mere komplicerede.

Bestyrelsesmøder i foreninger

Datoafstemninger er relevante for mange typer bestyrelser.

Det kan eksempelvis være:

• grundejerforeninger
• ejerforeninger
• boligforeninger
• idrætsforeninger
• kulturforeninger
• skolebestyrelser
• frivillige organisationer
• klubber
• mindre virksomheder

Fælles for dem er, at flere mennesker skal have deres kalendere til at passe sammen.

Planlæg også udvalg og arbejdsgrupper

Det er ikke kun selve bestyrelsen.

Foreninger har ofte:

• udvalg
• arbejdsgrupper
• frivillige
• trænere
• arrangementsgrupper
• projektgrupper

De samme mennesker møder det samme problem:

Hvornår kan vi?

En datoafstemning kan bruges på præcis samme måde.

Når datoen er valgt

Når bestyrelsen har besluttet datoen, er selve datoafstemningen færdig med sit arbejde.

Nu kan I gå videre med:

• officiel mødeindkaldelse
• dagsorden
• bilag
• lokale eller videolink
• eventuelle forberedelsesopgaver

Det er værd at holde de ting adskilt.

Kanvi hjælper med spørgsmålet:

Hvornår kan vi mødes?

Det behøver ikke være et komplet bestyrelsessystem for at løse det problem godt.

En besked formanden kan sende

Det kan være helt enkelt:

Hej alle

Vi skal have næste bestyrelsesmøde i kalenderen. Jeg har lagt nogle mulige datoer ind her. Marker gerne hvilke datoer der passer jer senest søndag, så fastlægger vi mødet bagefter.

Link.

Færdig.

Fra seks kalendere til én mødedato

Det er ikke mødeplanlægningen, bestyrelsen skal bruge sin tid på.

Foreslå datoerne.

Saml svarene.

Find den mulighed, der passer bedst.

Og kom videre til det arbejde, bestyrelsen faktisk er sat i verden for.

Find dato til bestyrelsesmødet

Ofte stillede spørgsmål om bestyrelsesmøder

Hvordan finder en bestyrelse en fælles mødedato?

Foreslå nogle konkrete mødedatoer og lad alle bestyrelsesmedlemmer tage stilling til de samme muligheder. Når svarene er samlet, kan I se, hvilken dato der passer bedst.

Hvor mange datoer bør vi foreslå?

Nogle få realistiske muligheder er normalt bedst. Tre til seks datoer vil ofte være nok til at finde en fælles mødedato uden at gøre afstemningen unødigt omfattende.

Skal hele bestyrelsen kunne deltage?

Det afhænger af mødet og de regler, der gælder for bestyrelsen. En datoafstemning viser blot, hvem der kan deltage på de forskellige tidspunkter.

Kan vi bruge en datoafstemning til udvalgsmøder?

Ja. Den samme metode kan bruges til udvalg, arbejdsgrupper, frivillige og andre grupper i en forening.

Kan vi foreslå både dato og tidspunkt?

I Kanvi vælger I datoerne. Hvis mødet altid starter kl. 19, kan I skrive det i beskeden, I deler med gruppen. Flere klokkeslæt på samme dato er endnu ikke særskilte svarmuligheder.

Hvad gør vi, hvis ingen dato passer alle?

I kan vælge den dato, hvor flest nødvendige deltagere kan, eller lave en ny afstemning med andre muligheder.

Vil du sammenligne værktøjer? Læs om Kanvi som et enkelt alternativ til Doodle.

Har du spørgsmål til selve Kanvi? Find svar i vores spørgsmål og svar.